Réclamations Canadiennes relatives au tabac - Politique de confidentialité

Services d’actions collectives Epiq Canada Inc. et ses filiales et sociétés affiliées (« Epiq ») se sont engagées à recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels conformément à la loi applicable et de manière à ce qu’une personne raisonnable considère appropriée dans les circonstances.

PORTÉE DE LA POLITIQUE

Epiq, en tant que fournisseur de services agissant au nom et sous la direction de ses clients, peut recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels relatifs aux réclamations (y compris des renseignements personnels comparables), aux réclamants ou à d’autres parties fournissant des renseignements par le biais de ce site (les « Données »), tel que dirigé par ses clients et autorisé par la loi applicable, afin de fournir ses services de gestion des demandes au nom de ces clients. Epiq se conforme aux lois applicables en matière de confidentialité et de protection des données, y compris, sans s’y limiter, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et la Loi de 2018 sur la protection des données du Royaume-Uni, ainsi que la California Consumer Privacy Act, en tant que service de traitement de données. Cette politique de confidentialité est basée sur les principes et les règles énoncés dans la législation applicable en matière de confidentialité.

RESPONSABILITÉ

Epiq a désigné un directeur de la confidentialité qui est responsable de notre conformité à cette politique. Le directeur de la confidentialité peut être contacté de la façon décrite ci-dessous.

Epiq
A/S de : Directeur de la confidentialité
220 avenue Laurier Ouest
Bureau 650
Ottawa (Ontario) K1P 5Z9
privacy@EpiqGlobal.com

DONNÉES DE RÉCLAMATIONS RECUEILLIES

Au nom de ses clients qui sont les responsables du traitement des données, Epiq peut collecter des données auprès des réclamants, de ses clients et de tiers. Les données peuvent inclure :

Des renseignements relatifs à l’identité, tels que le nom, l’adresse, l’adresse électronique et autres coordonnées des réclamants et des autres parties concernées;
Des renseignements bancaires et de compte financier;
Des renseignements publiquement disponibles vous concernant, des parties concernées et d’autres renseignements connexes relatifs à votre(vos) réclamation(s);
L’adresse IP à partir de laquelle vous accédez à notre site web; et
D’autres renseignements que vous pourriez divulguer ou partager avec nous en ligne, par téléphone ou autrement, liés à votre(vos) réclamation(s).

UTILISATIONS ET DIVULGATIONS

Epiq précisera les fins auxquelles Epiq recueille des renseignements personnels au moment où les renseignements sont recueillis auprès des personnes. Epiq peut choisir de préciser de telles fins verbalement ou par écrit. Une notification écrite sera utilisée chaque fois que cela est possible.

Au nom de ses clients, Epiq peut collecter, utiliser et divulguer des données aux fins suivantes :

Pour initier, traiter, examiner, enquêter, évaluer, valider, régler, finaliser et administrer les réclamations, conformément aux modalités des ententes de règlement des actions collectives approuvées par les tribunaux ou des procédures juridiques similaires;
À des fins de rapport, d’audit et d’analyse, y compris pour fournir des rapports sur les réclamations et auditer les réclamations au nom de ses clients;
Pour communiquer avec vous concernant votre(vos) réclamation(s);
Pour vérifier votre identité;
À des fins de détection de fraude et de vérification, et pour nous protéger, ainsi que nos clients et autres personnes, contre la fraude, les erreurs et autres préjudices;
Pour améliorer nos services et nos opérations que nous utilisons pour assurer la gestion des réclamations et les services connexes, et pour fournir une formation au personnel concerné; et
Pour nous conformer à la loi, à une procédure judiciaire, à une ordonnance du tribunal ou à tout autre processus juridique, en réponse notamment à une ordonnance du tribunal ou à une assignation à comparaître.

Nous pouvons également utiliser des renseignements dépersonnalisés et des renseignements généraux relatifs aux réclamations à des fins de recherche, d’analyse et à des fins connexes.

Dans le cadre des activités et des objectifs décrits ci-dessus au nom de ses clients, les données peuvent être traitées par Epiq, y compris d’autres entités affiliées à Epiq, qui fournissent des services ou un soutien liés aux services de gestion des demandes. Les données peuvent également être divulguées à des tiers comme indiqué ci-dessous :

Experts en assurance, estimateurs, évaluateurs et prestataires de services engagés par Epiq pour effectuer des services ou des fonctions liés aux services de gestion des demandes;
Représentants autorisés et autres prestataires de services agissant en notre nom; et
D’autres tiers, s’il y a lieu, pour se conformer à la loi, à une procédure judiciaire, à une ordonnance du tribunal ou à toute autre procédure légale, par exemple en réponse à une ordonnance du tribunal ou à une assignation à comparaître.

Epiq peut également divulguer les données à ses clients, qui ont le contrôle sur les données. Epiq ne vendra pas les données à une tierce partie.

CONSENTEMENT

Votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels peut être exprimé par écrit, électroniquement ou par tout autre moyen de communication. Le choix de fournir Epiq avec votre consentement est toujours le vôtre, mais votre décision de refuser ce consentement peut limiter notre capacité de vous fournir certains services.

LIMITATION DE L’UTILISATION, DE LA DIVULGATION ET DE LA CONSERVATION

Les renseignements personnels ne seront pas utilisés ou divulgués à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne concernée ou tel que requis par la loi. Epiq ne vendra pas les données à une tierce partie.

Sur instruction de nos clients, nous détruirons, effacerons ou rendrons anonymes les documents ou autres dossiers contenant des renseignements personnels dès qu’il est raisonnable de supposer que l’objectif initial n’est plus atteint par la conservation des renseignements et que la conservation n’est plus nécessaire à des fins juridiques ou opérationnelles. Nous prendrons toutes les précautions nécessaires lors de la destruction des renseignements personnels afin de prévenir tout accès non autorisé à ces renseignements.

EXACTITUDE

Les renseignements personnels recueillis par Epiq seront aussi précis, complets et à jour que nécessaire aux fins pour lesquelles ils sont utilisés. Epiq prendra, de manière continue, des mesures raisonnables pour assurer l’exactitude et l’intégralité des renseignements personnels sous sa garde et son contrôle. Les personnes qui fournissent leurs renseignements personnels à Epiq doivent le faire de manière précise et complète. L’objectif d’Epiq est de minimiser la possibilité que des renseignements inexacts soient utilisés pour prendre une décision concernant toute personne dont les renseignements personnels sont traités par Epiq.

MESURES DE SAUVEGARDE

Epiq a mis en place des mesures visant à sécuriser les renseignements personnels contre toute perte accidentelle et tout accès, utilisation, modification et divulgation non autorisés. Tous les renseignements personnels sont stockés sur nos serveurs sécurisés derrière des pare-feu.

Les mesures de sécurité d’Epiq comprennent les suivantes :

Éducation et formation des membres du personnel concernés pour s’assurer qu’ils sont conscients de nos obligations en matière de confidentialité lors de la manipulation de données personnelles;
Contrôles administratifs et techniques pour restreindre l’accès aux données personnelles sur la base du « besoin de savoir »;
Mesures de sécurité technologiques, y compris des pare-feu, une authentification multifactorielle, le chiffrement et des logiciels antivirus;
Mesures de sécurité physique, telles que des badges de sécurité du personnel pour accéder à nos locaux; et
Précautions raisonnables pour la disposition ou la destruction des renseignements personnels, qui peuvent inclure le déchiquetage sécurisé des documents physiques et la suppression des informations stockées électroniquement de manière à les rendre difficiles à récupérer.

Si nous découvrons qu’il y a eu une violation de nos mesures de sécurité et qu’il existe un risque réel de préjudice important pour vous, vous en serez informé, sauf interdiction contraire de la loi.

ACCÈS ET CORRECTION

Vous pouvez demander l’accès à, ou la correction de, l’information personnelle collectée et traitée par Epiq dans le cadre des services de réclamation, de l’information sur la façon dont cette information est utilisée, et d’une description des personnes et des organisations à qui cette information a été divulguée, en faisant une demande écrite à notre directeur de la confidentialité. Vous pourriez être tenu de vérifier votre identité.

Parce que nous agissons pour le compte de nos clients, nous leur transmettrons votre demande et travaillerons avec eux au besoin pour y répondre. Dans certaines situations, nous ou nos clients pourrions ne pas être en mesure de fournir l’accès à certains renseignements personnels. Cela peut être le cas lorsque, par exemple, la divulgation révélerait des renseignements personnels sur une autre personne, les renseignements personnels sont protégés par le secret professionnel avocat/client, les renseignements ont été recueillis dans le cadre d’une enquête ou lorsque la divulgation des renseignements révélerait des renseignements commerciaux confidentiels. Nous pourrions également être empêchés par la loi de fournir l’accès à certains renseignements personnels. Lorsqu’une demande d’accès est refusée, nous vous en informerons par écrit, documenterons les raisons du refus et vous expliquerons les prochaines étapes qui s’offrent à vous.

TRANSFERTS TRANSFRONTALIERS

Epiq et ses filiales ou sociétés affiliées peuvent transférer vos renseignements personnels à l’étranger afin d’atteindre l’un des objectifs mentionnés ci-dessus. Tous les renseignements que nous collectons seront stockés au Canada.

TÉMOINS

Epiq peut également utiliser des témoins et d’autres mécanismes pour collecter des renseignements personnels sur les personnes lorsqu’ils visitent notre site Web ou interagissent avec nous en ligne. Les témoins sont des identifiants uniques utilisés pour personnaliser votre expérience sur le site Web. La plupart des navigateurs Web acceptent automatiquement les témoins, mais vous pouvez généralement modifier les paramètres de votre navigateur pour empêcher leur acceptation ou être averti chaque fois qu’un témoin vous est envoyé. Cela vous donne la possibilité de décider si vous acceptez ou non le témoin. Nous utilisons les informations contenues dans les témoins pour nous aider à améliorer notre site Web et nos services, ainsi que pour détecter la fraude et effectuer des vérifications. Si vous n’acceptez pas un témoin, votre utilisation de certaines fonctions du site peut être limitée.

ANALYTIQUE

Nous utilisons des appareils et des applications automatisés opérés par des tiers, y compris Google Analytics (http://www.google.com/intl/en/policies/privacy/) pour évaluer l’utilisation de notre site Web et de nos services, afin d’améliorer le rendement de notre site Web et de nos services et l’expérience utilisateur. Ces tiers peuvent utiliser des témoins et d’autres technologies de suivi pour effectuer leurs services. Nous ne partageons pas vos renseignements personnels avec ces tiers, mais ils peuvent collecter votre adresse IP dans le cadre de leurs services.

COORDONNÉES

Nous fournirons, sur demande, de l’information concernant notre procédure de réclamation. Toute demande de renseignements, plainte ou question concernant cette politique doit être adressée par écrit à notre directeur de la confidentialité comme suit :